Impressum und Datenschutz: Pflichtangaben im Überblick

Warum diese beiden Seiten nicht optional sind

Geschäftsmäßige Websites brauchen in Deutschland ein Impressum, und wer personenbezogene Daten verarbeitet, muss darüber informieren. Beides prüfen Abmahnende, Wettbewerber und Aufsichtsbehörden relativ leicht, weil die Seiten öffentlich sind. Fehlende oder falsche Angaben sind ein häufiger Grund für Abmahnungen.

Das Impressum: typische Pflichtangaben

Die Rechtsgrundlage ist heute das Digitale-Dienste-Gesetz, das das frühere Telemediengesetz abgelöst hat. Je nach Rechtsform und Branche gehören typischerweise diese Angaben hinein:

• Vollständiger Name beziehungsweise Firma mit Rechtsform, bei Gesellschaften der Vertretungsberechtigte.
• Ladungsfähige Anschrift, ein Postfach genügt nicht.
• Kontaktmöglichkeiten: E-Mail-Adresse und eine zweite schnelle Kontaktmöglichkeit, meist Telefonnummer.
• Registergericht und Registernummer, falls im Handelsregister eingetragen.
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, sofern vorhanden.
• Bei reglementierten Berufen: Berufsbezeichnung, zuständige Kammer, berufsrechtliche Regelungen und Verleihungsstaat.
• Bei Handwerk gegebenenfalls Handwerkskammer und Meisterangabe, wo einschlägig.

Wo das Impressum stehen muss

Es muss leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar sein. In der Praxis heißt das: ein Link „Impressum“ im Fuß jeder Seite, gut lesbar, nicht hinter Menüs versteckt und nicht als Bild.

Die Datenschutzerklärung: was hineingehört

Sie informiert Besucher, was mit ihren Daten geschieht. Eine brauchbare Erklärung nennt typischerweise:

• Wer verantwortlich ist, mit Kontaktdaten, und gegebenenfalls den Datenschutzbeauftragten.
• Welche Daten beim Aufruf der Seite anfallen, etwa Server-Logs, und wie lange sie gespeichert werden.
• Welche Daten Formulare erheben, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage.
• Welche Dienste Dritter eingebunden sind, etwa Karten, Videos, Analyse oder Schriften, und wohin Daten dabei fließen.
• Empfänger der Daten, Speicherdauer und eine Übermittlung in Drittländer, falls zutreffend.
• Die Rechte der Betroffenen: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.

Besonderheiten bei Berufsgruppen

Für reglementierte Berufe wie Rechtsanwälte, Steuerberater, Ärzte und Zahnärzte kommen zusätzliche Angaben dazu, etwa die zuständige Kammer, die gesetzliche Berufsbezeichnung, die einschlägigen Berufsregeln und häufig die Berufshaftpflichtversicherung. Auch die Werbung ist in manchen Berufen beschränkt. Handwerksbetriebe nennen, wo einschlägig, Handwerkskammer und Gewerk. Immobilienmakler haben ebenfalls Besonderheiten, etwa zur Erlaubnis. Lass die Angaben für deinen Beruf von deiner Kammer oder einer Fachperson bestätigen.

Wie du die Texte aktuell hältst

Impressum und Datenschutzerklärung veralten still. Eine neue Telefonnummer, ein anderer Hoster oder ein eingebundenes Video machen sie unvollständig. Lege dir einen festen Termin an, etwa zweimal im Jahr, und prüfe Folgendes:

• Stimmen Name, Anschrift, Kontakt und Registerangaben noch?
• Sind alle eingebundenen Dienste in der Erklärung genannt, und ist kein genannter Dienst mehr überflüssig?
• Passen Speicherfristen und Rechtsgrundlagen zu dem, was du wirklich tust?
• Gibt es neue Formulare, Newsletter oder Bewerbungswege?

Soziale Netzwerke und weitere Auftritte

Auch für Profile bei Instagram, Facebook oder LinkedIn brauchst du ein Impressum, das von dort aus mit einem Klick erreichbar ist. Meist reicht der Link zum Impressum der Website in der Profilbeschreibung. Für die Datenverarbeitung auf der Plattform gelten zusätzlich deren Bedingungen und, je nach Nutzung, eigene Informationspflichten.

Häufige Fehler

• Mustertext aus dem Netz, der Dienste nennt, die nicht eingebunden sind, oder echte Dienste verschweigt.
• Neues Tool eingebaut, Erklärung nicht angepasst.
• Impressum ohne Telefonnummer oder mit veralteter Adresse.
• Kontaktformular ohne Hinweis auf die Datenverarbeitung.
• Eingebettete Karte oder Video wird schon beim Seitenaufruf geladen, ohne dass Besucher es steuern können.

Wie du am sichersten fährst

Binde möglichst wenige externe Dienste ein, dann bleibt die Erklärung kurz und sie bleibt richtig. Prüfe die Texte bei jeder Änderung der Seite neu. Für reglementierte Berufe und besondere Branchen lohnt sich die Prüfung durch eine Fachkraft, etwa Fachanwalt oder Datenschutzbeauftragte, weil dort zusätzliche Regeln gelten. Mehr zu den Datenschutzgrundlagen findest du im Ratgeber zur DSGVO.

Was bei der Umsetzung hilft

Lege eine einfache Übersicht an, in der du alle Dienste und Datenflüsse deiner Seite erfasst: Hoster, Formular-Empfänger, Mail-Anbieter, Karten, Videos, Statistik, Newsletter. Diese Liste ist die Grundlage für die Datenschutzerklärung und erleichtert Prüfungen. Halte außerdem fest, mit welchen Dienstleistern ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht und wo er liegt. Wenn du Dienstleister für Seite, Hosting oder Newsletter beauftragst, frage nach diesen Verträgen, bevor die Seite live geht.